كيف تنشأ نظام محاسبي الي او تتحول من السجلات اليدوية الى السجلات الألية ؟؟
خطوات انشاء نظام محاسبي متكامل
1- التعرف على الهيكل الداخلي للشركة ومعرفة نشاطها بشكل جيد
2- تحميل البرنامج المحاسبي واعداد التهيئة وانشاء الدليل المحاسبي المناسب بناء على دراستك وتحليلك لهيكل الشركة و نشاطها .
3- انشاء دورة مستندية لتنظيم العمل
و يراعي فيها الرقابة الوقائية والفصل بين المهام قدر الامكان حسب هيكل الشركة
4- اعتماد الطريقة المناسبة باستخدام مجموعة دفاتر مستندية او برنامج محاسبي يلبي الاحتياجات
5- الجرد الفعلي للاصول والموجودات الشركة
6- التاكد من صحة الارصدة للحسابات الخاصة بالعملاء والموردين واي حسابت اخرى
7- اعداد ميزان مراجعة وعمل التسويات الازمة للوصول لارصدة فعلية وتوزان الميزان
8- اعداد قائمة المركز المالي لاول المدة
9- تسجيل العمليات بصورة منتظمة يوم بيوم والتاكد من سلامة الدورة المستندية
10- تحديد اجرات الرقابة الداخلية والمراجعة
11- وضع السياسات المالية التي ستتبعها الشركه ف احتساب العمولات و توزيعات الارباح و احتساب اهلاك الاصول و يجب اعداد ميزان مراجعه افتتاحي لارصدة الحسابات فيتم التاكد ن حسابات العملاء و الموردين و الاطراف ذات العلاقه و البنوك انها مطابقة لما هو مسجل لديهم في سجلاتهم ليكون الارصده الافتتاحية صحيحه ولا نحتاج للتسويات فيما بعد و يتم جرد فعلي للاصول الثابته و تقييمها ان لم يكن معروف لها قيمه لبدا احتساب اهلاكها خلا العام وسنتطرق بشي من التفصيل للخطوه الأولى والثانيه في هذا اليوم وسنكمل بقيه الخطوات لاحقا
3- انشاء دورة مستندية لتنظيم العمل
و يراعي فيها الرقابة الوقائية والفصل بين المهام قدر الامكان حسب هيكل الشركة
4- اعتماد الطريقة المناسبة باستخدام مجموعة دفاتر مستندية او برنامج محاسبي يلبي الاحتياجات
5- الجرد الفعلي للاصول والموجودات الشركة
6- التاكد من صحة الارصدة للحسابات الخاصة بالعملاء والموردين واي حسابت اخرى
7- اعداد ميزان مراجعة وعمل التسويات الازمة للوصول لارصدة فعلية وتوزان الميزان
8- اعداد قائمة المركز المالي لاول المدة
9- تسجيل العمليات بصورة منتظمة يوم بيوم والتاكد من سلامة الدورة المستندية
10- تحديد اجرات الرقابة الداخلية والمراجعة
11- وضع السياسات المالية التي ستتبعها الشركه ف احتساب العمولات و توزيعات الارباح و احتساب اهلاك الاصول و يجب اعداد ميزان مراجعه افتتاحي لارصدة الحسابات فيتم التاكد ن حسابات العملاء و الموردين و الاطراف ذات العلاقه و البنوك انها مطابقة لما هو مسجل لديهم في سجلاتهم ليكون الارصده الافتتاحية صحيحه ولا نحتاج للتسويات فيما بعد و يتم جرد فعلي للاصول الثابته و تقييمها ان لم يكن معروف لها قيمه لبدا احتساب اهلاكها خلا العام وسنتطرق بشي من التفصيل للخطوه الأولى والثانيه في هذا اليوم وسنكمل بقيه الخطوات لاحقا
يجب علينا معرفة نشاط الشركة جيداً لأن عن طريق نشاط الشركة سيساعد في تحديد الدليل المحاسبي للشركة والمسميات المحاسبية المطلوبة حيث أن الدليل المحاسبي التفصيلي يختلف من شركة لآخري طبقاً لنشاطها .
فعلي سبيل المثال الدليل المحاسبي لشركة تجارية سيختلف عن شركة مقاولات أو مصنع ... الخ
لأن كل نشاط يختلف في طبيعته عن الأخرى ففي الشركة التجارية مثلاً سأجد حسابات بمسمي العملاء المحلين ، عملاء خارجين ، أصول ثابتة أجهزة كمبيوتر ... الخ.
وفي شركة المقاولات سأجد حسابات بمسمي مستخلصات ، مقاولين ، مقاولين من الباطن ، أصول ثابتة عدد وأدوات ... الخ.
في المصانع حسابات بمسمي مخزون أنتاج تام ، مخزون تحت التشغيل ، مخزون مواد خام ، أصول ثابتة مباني ، أصول ثابتة آلات .. الخ.
لذلك يجب التعرف علي نشاط الشركة ونوعها وما إذا كان هناك متطلبات قانونية معينة لهذا النشاط يلزمني بنوع معين من المستندات والموافقات وما إلي ذلك
وعن طريق التعرف علي النشاط ومتطلباته يمكن تحديد الهيكل المطلوب لتحديد صلاحيات وواجبات ومسئوليات كل شخص واللوائح والسياسات الداخلية من الجزاءات والتقدير والتقييم والتعين والتدريب ...الخ
فعلي سبيل المثال الدليل المحاسبي لشركة تجارية سيختلف عن شركة مقاولات أو مصنع ... الخ
لأن كل نشاط يختلف في طبيعته عن الأخرى ففي الشركة التجارية مثلاً سأجد حسابات بمسمي العملاء المحلين ، عملاء خارجين ، أصول ثابتة أجهزة كمبيوتر ... الخ.
وفي شركة المقاولات سأجد حسابات بمسمي مستخلصات ، مقاولين ، مقاولين من الباطن ، أصول ثابتة عدد وأدوات ... الخ.
في المصانع حسابات بمسمي مخزون أنتاج تام ، مخزون تحت التشغيل ، مخزون مواد خام ، أصول ثابتة مباني ، أصول ثابتة آلات .. الخ.
لذلك يجب التعرف علي نشاط الشركة ونوعها وما إذا كان هناك متطلبات قانونية معينة لهذا النشاط يلزمني بنوع معين من المستندات والموافقات وما إلي ذلك
وعن طريق التعرف علي النشاط ومتطلباته يمكن تحديد الهيكل المطلوب لتحديد صلاحيات وواجبات ومسئوليات كل شخص واللوائح والسياسات الداخلية من الجزاءات والتقدير والتقييم والتعين والتدريب ...الخ
وبعد التعرف علي نشاط الشركة وهيكلها سنبدأ في المرحلة التالية وهي تركيب وتحميل البرنامج المحاسبي
والبداية في اعداد وتهيئة البرنامج
والبداية في اعداد وتهيئة البرنامج
تحميل البرنامج المحاسبي واعداد التهيئة وانشاء الدليل المحاسبي المناسب بناء على دراستك وتحليلك لهيكل الشركة ونشاطها .
تركيب نظام محاسبي جديد
عند القيام بتركيب نظام محاسبي جديد في شركة ماهو المطلوب من المحاسب من الأدارة المالية وقسم نظم المعلومات في الشركة عمله Information Technology &Data Processing عمله للخروج بنظام محاسبي يخدم نشاطات الشركة كيفية عمل التحاليل المالية للشركة ماهو المطلوب في الشركة - فالمعروف انك إذا نظرت إلى دليل الحسابات في الشركة ترى القوائم المالية قائمة في تقسيمته لذلك يجب ان يحتوى دليل الحسابات على التصنيف التالي والحسابات التالية
1- حسابات الميزانية Balance Sheet Account
2- حساباتالأرباح والخسائر - Profit and Loss Account
3- الحسابات الأحصائية Statstic Account
عند القيام بإعداد شجرة الحسابات او ما يسمى دليل الحسابات Chart of Account يكون نظام الترقيم 1 لحسابات الميزانية ألأصول ورقم 2 لحسابات الميزانية الخصوم و3 لحسابات الأرباح والخسائر (المصروفات والأمور المتعلقة بها) ورقم 4 للايرادات ومرتبط بحساب ارباح وخسائر.
1- حسابات الميزانية Balance Sheet Account
2- حساباتالأرباح والخسائر - Profit and Loss Account
3- الحسابات الأحصائية Statstic Account
عند القيام بإعداد شجرة الحسابات او ما يسمى دليل الحسابات Chart of Account يكون نظام الترقيم 1 لحسابات الميزانية ألأصول ورقم 2 لحسابات الميزانية الخصوم و3 لحسابات الأرباح والخسائر (المصروفات والأمور المتعلقة بها) ورقم 4 للايرادات ومرتبط بحساب ارباح وخسائر.
المصدر : المحاسب القانوني : احمد اللاحجي
تعليقات
إرسال تعليق